Presentación

Mejoremos PUCP nació como un proyecto desarrollado e impulsado por el Vicerrectorado Administrativo conforme al Plan Estratégico Institucional, el cual imprime pautas exigentes de desempeño académico y de investigación para la Universidad. Su implementación marcó el inicio de un proceso de transformación administrativa grande y complejo, que en su totalidad tomará varios años, comprometiendo directamente las energías de cientos de nuestros colaboradores y el interés de toda la Comunidad Universitaria. Todos somos parte de este proceso: ¡Juntos somos Mejoremos PUCP!

Mejoremos PUCP busca asegurar la sostenibilidad de nuestro modelo universitario, por medio de una eficiente gestión de nuestros recursos, en donde se priorice la formación académica, la investigación y la relación con el entorno. El proyecto presentó dos grandes componentes: 

1. La implementación de un ERP 

(Enterprise Resource Planning), sistema informático que integrará la gestión administrativa institucional.

La implementación del ERP o sistema integrado de gestión en la PUCP nos permite modernizar nuestros procesos administrativos y desarrollar un modelo de gestión regido por una cultura de servicio, la eficiencia operativa y el acceso a información oportuna y confiable. Luego de una rigurosa evaluación de alternativas de clase mundial la comisión ad hoc conformada para este fin seleccionó el sistema PeopleSoft de Oracle, que se viene utilizando con éxito en muchas universidades de prestigio en EEUU y América Latina.

Este sistema promoverá una gestión más intuitiva que ahorrará tiempo a autoridades, directores administrativos y jefes de unidad. Asimismo, simplificará la gestión cotidiana, permitiéndoles concentrarse en el gobierno y la gestión académica de sus unidades. Al contar con información fiable, actualizada y consolidada, podremos obtener una toma de decisiones informada.

El proceso de implementación viene siendo gradual, por fases, de manera que esto permita una progresiva adaptación de nuestra organización a las nuevas formas de trabajo, facilite la transferencia de conocimiento y el aprendizaje de los equipos. Los beneficios se irán viendo a lo largo del camino.

2. Rediseño de procesos

Nuestra prioridad es mejorar la calidad de los servicios. Esto debe traducirse en un trato cordial, rapidez en la respuesta, información adecuada y oportuna y, sobre todo, preocupación genuina por atender los problemas por los que son requeridos.

Fueron cerca de 400 procesos administrativos revisados en este proyecto. El objetivo fue mejorar la satisfacción del usuario, reducir los tiempos de atención, automatizar procesos, minimizar fuentes de error, disponibilidad de la información y transparencia, así como reducir costos y flexibilidad. Se espera que en el día a día esta implementación libere tiempo dedicado a coordinaciones, esperas, verificaciones, conciliaciones, redigitaciones y controles, eliminando trabajo que no agrega valor. De esta manera, podremos obtener un mejor aprovechamiento de nuestros recursos, con miras a ofrecer un servicio más personalizado a estudiantes, docentes, investigadores, administrativos y cualquier otro usuario de nuestros servicios.

En pocas palabras, Mejoremos PUCP pretende contribuir a alcanzar una gestión de calidad, de tan buen nivel como el que tenemos en la enseñanza y en la investigación. El gran cambio en la Universidad no se dará sólo por los cambios tecnológicos, sino además por el compromiso que tienen las personas para desarrollar la institución.