Proceso de Implementación
La implementación de un ERP es un proyecto de alta complejidad que implica el trabajo en simultáneo con diferentes frentes.
El plan de lanzamiento se basa en una estrategia de implementación escalonada por fases. La fase 1 consiste en la sustitución del ERP, con lo cual iniciaremos la sustitución de nuestros sistemas SICOP, SIPUC y Campus Virtual. Este proceso abarca, fundamentalmente, procesos administrativos internos (back-office) de la Universidad y dispondrá la implementación de 13 módulos financieros y logísticos del PeopleSoft.
| Frentes | Proceso | Fase 1 | Fase 2 | Fase 3 | Fase 4 |
|---|---|---|---|---|---|
| Económico Financiero | Contabilidad General | X | |||
| Control de Compromisos | X | ||||
| Cuentas por pagar | X | ||||
| Gestión de caja | X | ||||
| Gestión de Inversiones | X | ||||
| Facturación | X | ||||
| Cuentas por cobrar | X | ||||
| Activos fijos | X | ||||
| Gastos de viaje | X | ||||
| Logístico | Compras | X | |||
| Contactos | X | ||||
| Eprocurement | X | ||||
| Inventarios | X | ||||
| Gestión del Mantenimiento | X | X | |||
| Obras y Proyectos de la Infraestructura | X | ||||
| Recursos Humanos | Administración de Personal | X | |||
| Gestión de Posiciones | X | ||||
| Planificación Salarial | X | ||||
| Nómina - Ausencias | X | ||||
| Formación y Línea de Carrera | X | ||||
| Desempeño | X | ||||
| Gestión del Talento | X | ||||
| Autoservicio del Empleado | X | ||||
| Planeamiento Presupuestal | Hyperion | X | |||
| Investigación | Proyectos de Investigación | X | |||
| Subvenciones (Grants) | X | ||||
| Campus Solutions (Piloto IC-PUCP) | Comunidad del Campus | ||||
| Selección y Admisión | X | ||||
| Registros del Alumnado | X | ||||
| Cuaderno de Evaluación | X | ||||
| Orientación Académica | X | ||||
| Cuentas Corriente del Estudiante | X | ||||
| Becas y Ayudas | X |
Actualmente, nos encontramos en las últimas fases del proceso de implementación a través de las cuales se contempla el desarrollo de pruebas de seguridad, migración de datos y la preparación de la capacitación para los futuros usuarios del sistema, considerando que se comenzará a emplear el ERP los primeros días de abril del 2012.
Esta fecha marcará el inicio de una nueva etapa, no su culminación. A partir de ella, se iniciará un período de estabilización cuya duración se prolongará por unos meses y en donde aparecerán inconvenientes iniciales que serán corregidos y ajustados.
Es a partir de esta implementación que se instala un ERP no solo como sistema, sino como nuevo paradigma tecnológico en la gestión de nuestra información.
Alcance
La primera etapa de Mejoremos PUCP (2011-2012) consiste en la revisión y rediseño de los procesos administrativos de nuestra Universidad que se encuentran organizados en frentes implementados dentro de una misma plataforma tecnológica. Todas las áreas y procesos de la Universidad enviarán sus datos a una única base de datos centralizada, garantizando así una gestión integrada y un rápido acceso a la información requerida.
Los frentes a considerar son los siguientes: Económico-Financiero, Logístico, Recursos Humanos, Planeamiento Presupuestal y Proyectos de Investigación. Adicionalmente, el proyecto incluye, a manera de piloto, la implementación del frente denominado Campus, para el Instituto para la Calidad.
Gestión Integrada de la Información
En su segunda etapa, el proyecto incluiría Formación Continua (diplomados, programas, cursos a medida), Centrum, Idiomas Católica, Ceprepuc, los proyectos de consultoría y la facturación de pregrado y posgrado.
Por otro lado, la implementación del PeopleSoft reemplazará paulatinamente los actuales sistemas de la Universidad: SIPUCP, SICOP, y Campus Virtual. Por el momento, será necesaria la coexistencia entre estas plataformas que, en algunos casos, funcionarán en paralelo, como en el caso de Contabilidad y Presupuestos.
Implementación del Proceso Contable PUCP
Si bien Mejoremos PUCP involucra a toda nuestra comunidad universitaria, las unidades con las que se trabajará directamente, durante su primera etapa de implementación, pertenecen, fundamentalmente, al Vicerrectorado Administrativo (DAF y ORL) y al Vicerrectorado de Investigación (DGI), las cuales vienen trabajando con el propósito de entregar a nuestra comunidad una plataforma de gestión ágil, confiable y oportuna.